Программа

Пройти курс будет полезно hr-специалистам, офис-менеджерам и тем, кто планирует им стать. Вы изучите основы психологии и управления имиджем, практики тайм-менеджмента и планирования, нюансы организации встреч и управления корпоративной средой.

Обучение длится 3 дня и разделено на 10 тематических блоков. По окончании обучения вы получите сертификат Moscow Business School и удостоверение о повышении квалификации на 24 часа.

Офис-менеджер в структуре организации
- Виды офисов и их оборудование. Критерии выбора офисного помещения. Параметры офисных зданий классов А, В, С;
- Факторы, влияющие на условия труда. Законодательство РФ по охране труда. Эргономика офиса. Организация офисного пространства. Расчет площади служебных помещений;
- Квалификационная характеристика офис-менеджера, его должностные обязанности, компетенции и необходимые навыки;
- Содержание основных функций менеджмента. Управленческая деятельность и ее эффективность. Составляющие управленческого процесса, особенности социального управления. Стили руководства и их сравнительная характеристика;
- Развитие управленческих навыков. Алгоритм постановки и принятия задач, формула исполнения;
- Подчиненный персонал. Обучение и мотивация;
- Чек-лист как инструмент обучения, делегирования и контроля исполнения.
Организация жизнедеятельности и эксплуатации офиса
- Перечень задач, решаемых в рамках функций офис-менеджмента;
- Жизнеобеспечение офиса. Оптимизация закупок оргтехники и расходных материалов, методы снижения затрат;
- Формула для расчёта страхового запаса;
- Предметы первой необходимости;
- Планирование и бюджетирование. Приемы повышения эффективности использования ресурсов: нормирование, правильный выбор поставщиков и другие;
- Классификация офисной оргтехники. Виды офисных материалов;
- Классификация основных офисных программных продуктов и офисной оргтехники. Достоинства и недостатки офисных средств передачи информации;
- Оптимизация использования служебного автомобильного транспорта. Обязанности по управлению офисным парком автомобилей;
- Организация питания сотрудников.
Организационные вопросы взаимодействия с сотрудниками офиса
- Руководство административно-хозяйственной службой. Оптимизация использования технического персонала административно-хозяйственной службы;
- Планирование рабочего дня. Рекомендации по эффективному использованию времени. Правила расстановки приоритетов. Матрица Эйзенхауэра;
- Организация и документирование приема посетителей по текущим и личным вопросам;
- Защита конфиденциальной информации при проведении совещаний, переговоров и работе с посетителями;
- Внутриофисные отношения. Манипуляции, проблема моббинга, конфликты в офисе: причины и пути урегулирования. Правила бесконфликтного общения, стратегии поведения. Профилактика конфликта. Действия в конфликтных ситуациях;
- Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие;
- Корпоративная культура и ее влияние на эффективность работы сотрудников;
- Кейс «Подготовка совещания с использованием интеллект-карты»;
- Кейс «Определение уровня прокрастинации».
Повышение эффективности организационных коммуникаций
- Информационное и документационное обеспечение офисной деятельности. Информационные потоки, источники и средства передачи информации. Инструменты офисных коммуникаций. Требования к управленческой информации;
- Документационное обеспечение функционирования офиса. Классификация управленческих документов. Нормативная база современного делопроизводства;
- Правила оформления основных документов. Требования к бланкам: виды, назначение, шаблоны;
- Принципы эффективного документооборота. Виды офисных коммуникаций и их инструменты;
- Внешняя и внутренняя переписка. Служебные письма (просьбы, предложения, отказы, гарантийные, сопроводительные и другие);
- Преимущества и недостатки устных и письменных коммуникаций. Коммуникационные барьеры и способы их минимизации;
- Взаимодействие с руководством, подчиненными и другими партнерами по общению. Средства и стили общения. Правила убеждения;
- Рекомендации по эффективному использованию времени. Приоретизация. Матрица Эйзенхауэра;
- Практикум «Работа над ошибками в оформлении документов системы ОРД».
Профессиональный имидж сотрудников компании. Особенности культуры делового общения
- Специфика и особенности делового общения. Неформальные и официальные отношения в коллективе. Особенности и различия;
- Факторы, влияющие на внешнее впечатление и репутацию организации;
- Основные деловые и личные качества офис-менеджера;
- О чем нужно всегда помнить, чтобы произвести на собеседника «правильное» впечатление;
- Самопрезентация. Формирование первого впечатления;
- Как сформировать свой положительный невербальный имидж;
- Этикетно-запретные сигналы невербального общения;
- Жесты, позы, мимика, голос, дистанция, взгляд — как всем этим управлять;
- Межличностное пространство в деловых контактах. Зоны общения (личная, дружеская, публичная);
- Особенности общения в организации: мужчины и женщины, коллеги, начальник-подчиненный;
- Правила эффективного взаимодействия с вышестоящим руководством, коллегами, подчиненными;
- Взаимодействие с партнерами сторонних организаций, VIP-персонами, посетителями;
- Эстетические стандарты оформления рабочего места, их влияние на этику деловых отношений;
- Практикум «Ситуации (разбор). Ваш положительный невербальный имидж».
Культура речи как необходимая составляющая профессионального имиджа
- Основные правила культуры речи;
- Культура диалога. Монолог;
- Речевые стандарты, помогающие провести деловую беседу. Как деликатно сказать «нет»;
- Неформальная беседа small talk — обязательная часть всех деловых и неофициальных встреч;
- Запретные темы. Позитивные темы;
- Рекомендации для публичного выступления;
- Для чего говорят комплименты в деловой среде. Что такое правильный комплимент.
Основные правила делового этикета
- Правила делового этикета в служебных отношениях. Субординация;
- Правила приветствия, представления, знакомства. Рукопожатие, поцелуи, объятия в деловой среде. Что и когда можно и нельзя;
- Обращение;
- Визитная карточка, особенности вручения и использования. Основные функции визитной карточки;
- Деловые подарки, бизнес-сувениры. Что и как дарить, нежелательные подарки;
- Правила хорошего тона для приема посетителей;
- Деловые встречи. Подготовка к деловой встрече и беседе;
- Правила сопровождения посетителя организации;
- Правила рассадки за столом;
- Правила рассадки в автомобиле;
- Практикум «Прием посетителя».
Габитарный имидж делового человека. Dress-code
- Значение дресс-кода в корпоративной культуре компании;
- Создание правильного визуального имиджа — значимая часть успешной деятельности организации;
- Основные стили одежды. Деловой стиль, вечерний, свободный, спортивный;
- Одежда деловой женщины. Одежда делового мужчины;
- Фасон, цвет, эстетические требования. Ошибки, которых следует избегать при оформлении внешности;
- Одежда для приемов;
- Что приемлемо и что запрещено для деловых мужчин и женщин. Прическа, парфюмерия, косметика.
Телефон. Специфика делового общения по телефону
- Особенности делового телефонного разговора. Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора;
- Композиция телефонного разговора;
- Основные методы достижения результативности. Практические рекомендации. Мобильный этикет.
Основные правила подготовки и организации деловых встреч, переговоров, совещаний, мероприятий, презентаций
- Специфика деловых мероприятий в компаниях и организациях. Основные виды деловых встреч;
- Особенности организации презентаций, приема деловых партнеров и делегаций;
- Правила поведения на различных приемах. Приемы самообслуживания и приемы с обслуживанием;
- Корпоративные мероприятия. Правила этикета для сотрудников;
- Сервисное обслуживание деловых встреч;
- Правила сервировки. Порядок и очередность обслуживания. Как подавать чай, кофе;
- Практикум «Гостеприимство в офисе».

Чему научат на курсе

—

Определять позицию и функционал офис-менеджера в общей системе управления

—

Грамотно организовать документооборот на предприятии

—

Использовать техники ведения переговоров и правила делового этикета

О школе

57 курсов

Moscow Business School

Скидка 5% по промокоду digitalacademy.

Moscow Business School — бизнес-школа, награждена премией «Эффективное образование» в 2021 году. Преподаватели — эксперты-практики в областях развития и управления проектами, управленческого учёта, маркетинга и бизнес-аналитики. В школе обучают по направлениям аналитики, рекламы, информационных технологий, бизнеса и управления.

Обучение в Moscow Business School помогает структурировать уже приобретённый опыт и выработать навыки системного подхода к решению задач.

В школе учат онлайн и в очной форме. После окончания обучения и защиты проекта выпускники получат дипломы и общеевропейские приложения. Сотрудникам, которые прошли курсы повышения квалификации, выдадут удостоверения и сертификаты.