Человеческая память — удивительный инструмент, возможности которого до конца ещё не изучены. Мы можем запоминать огромные объёмы информации, мельчайшие детали событий или число «Пи» до 67 890-го знака после запятой, как китаец Чао Лу, но напрочь забыть, что сегодня запись у стоматолога, или вложить файл в письмо перед отправкой.
Поэтому мы прибегаем к различным ухищрениям, чтобы облегчить себе ежедневные или повторяющиеся монотонные процессы, требующие внимательности. Одна из таких уловок — чек-листы, которые помогают навести порядок в голове и систематизировать личные и рабочие задачи. В этой статье мы расскажем о преимуществах и видах чек-листов и научим составлять собственные.
Что такое чек-лист и чем он отличается от списка дел (todo-листа)
Чек-лист — это, по сути, проверочный список. Он позволяет проконтролировать любой процесс от сбора чемодана в путешествие до глобальных жизненных задач. По факту выполнения напротив каждого пункта нужно ставить соответствующую отметку. Это помогает не забывать важную информацию и следить за объёмом выполненных и оставшихся дел.
Чек-лист, на первый взгляд, похож на список дел, но это разные вещи. Todo-лист — это одноразовый список, который используют при конкретной ситуации. Например, планы на день. Его содержание можно корректировать и менять.
Чек-лист технического обслуживания сайта. Источник: eternalhost.net
Чек-лист же контролирует постоянные процессы. Его содержание неизменно и должно быть выполнено в полном объёме. Например, если вы собрались в отпуск и едете в магазин, вы составляете список покупок, который можете менять в процессе. То есть вы можете заменить панамку кепкой, а спрей для загара маслом. Но перед выездом в аэропорт вы сверяетесь с чек-листом: паспорт, билеты, страховки, деньги. Опустить или вычеркнуть какой-то пункт отсюда нельзя, иначе вы просто не улетите.
Зачем нужны чек-листы и как их ведут
Чек-листы — это универсальные инструменты систематизации. Применение их возможно в любой сфере для организации личных и рабочих дел. Такие списки помогают в следующих случаях.
- Оптимизировать повторяющиеся процессы. Например, на производстве по чек-листу можно сверять последовательность включения сложных механизмов. Или составить для аудита контрольный список требований, которым должны соответствовать документы.
- Оценивать успешность выполнения дел. По списку легко проследить, сколько сделано и сколько работы ещё осталось.
- Обеспечивать безопасность. Проверка по чек-листу гарантирует, что вы не забудете ничего важного, даже если речь идёт только о том, чтобы проверить, закрыт ли кран в ванной перед выходом из дома.
Свои чек-листы есть у медиков, технических сотрудников, маркетологов и даже закупщиков различных товаров. Они помогают не только организовать собственные дела, но и контролировать работу сотрудников и оптимизировать процессы обучения новичков.
Типы чек-листов
Существует множество типов чек-листов для применения в различных условиях.
Чек-лист дел жизни
Чек-лист дел жизни. Источник: randstuff.ru
То самое «построить дом, посадить дерево, вырастить сына». На первый взгляд, это может показаться глупостью: ну как можно запланировать вперёд всю жизнь. Но на самом деле чек-лист дел жизни — это мощный психологический инструмент. Он показывает, как много вы уже успели и сколько интересного ещё предстоит в жизни, и поможет избавиться от разных тревожных состояний. Например, собственной бесполезности или потери ориентиров в жизни. Кроме этого, чек-лист помогает сформулировать цели и определить пути их достижения.
Рабочие чек-листы
Чек-лист самонаблюдения пациента. Источник: onco.kz
Они в каждой профессии свои и помогают контролировать процессы, требующие регулярности или определённой последовательности. Например, популярные чек-листы специалистов по SMM или контрольные списки наблюдений за пациентами после операций у врачей.
Трекеры
Чек-лист «Копилка». Источник: tozpat.ru
Особый вид чек-листов, позволяющий внедрять новые привычки или, наоборот, избавляться от старых вредных. К примеру, план занятий или питания. Сюда же можно отнести чек-листы для накоплений, когда на листе записывают суммы денег и зачёркивают по мере их откладывания в копилку или на специальный счёт.
Развлекательные чек-листы
Шуточные списки для игр и вечеринок, которые могут содержать какие угодно задачи от тем для разговоров до количества коктейлей, которое планируется выпить.
Чек-листы оценки своего состояния
Такие списки помогают, например, оценить состояние здоровья, понять, насколько вы близки к эмоциональному выгоранию и стоит ли вам сменить работу.
Чек-листы для монетизации
Чек-лист осознанного питания. Источник: livelovelook.ru
Это готовые контрольные списки для продажи или свободного распространения. Их могут использовать блогеры или интернет-магазины как лидмагниты. Вы можете предложить подписчикам бесплатно готовый чек-лист на нужную тему, но для этого попросить оставить контактные данные. Собранные электронные адреса и номера телефонов затем пригодятся для рассылки акций и различных предложений. Если вы эксперт в какой-то области, вы сможете составлять чек-листы клиентам за плату. К примеру, план питания от диетолога.
Как правильно составить чек-лист
Чтобы чек лист был действительно полезным, надо его грамотно составить. Мы собрали для вас несколько полезных советов.
- Чек-лист должен быть коротким. В идеале он должен помещаться на одной странице. Если количество пунктов получается слишком большим, просмотрите список ещё раз и оставьте только те задачи, без которых достижение результата будет невозможно.
- Чек-лист должен быть написан простым лаконичным языком и краткими формулировками. Помните, что задача такого списка — это напоминание о действии и фиксация его выполнения. Если какие-то пункты требуют разъяснения, лучше составить инструкцию.
- Чек-лист можно создавать в удобном для вас формате: списком или таблицей. Основное правило — напротив каждого пункта должно быть место для отметки о выполнении.
- Чек-лист должен быть полезным. Его соблюдение должно приводить к положительному результату: повышению эффективности работы, уменьшению количества ошибок, закреплению нужного навыка. Если вы не видите пользы от контрольного списка, проведите его ревизию. Возможно, лист просто нужно доработать.
Полезные сервисы и шаблоны чек-листов
Чек-листы можно делать на бумаге и в простых офисных программах как Microsoft Word или Excel. Кроме этого, вы можете воспользоваться специальными сервисами, которые содержат готовые шаблоны и множество вариантов оформления. Вот, на наш взгляд, лучшие из них.
Шаблоны чек-листов на сервисе Canva. Источник: canva.com
- Canva — популярная платформа для создания разного рода дизайнерских решений, в том числе оформления чек-листов. Сервис не требует специальных навыков, прост в использовании и на русском языке. Даже в бесплатной версии можно подобрать множество интересных шаблонов.
- Microsoft To Do — бесплатный планировщик помогает вести учёт задач и создавать небольшие и средние чек-листы.
- Todoist позволит вам разбить задачи в чек-листе по важности и будет напоминать о необходимости их выполнения. У сервиса есть бесплатная версия, которая разрешает работать с 5 проектами одновременно.
- 365Done — это ещё один бесплатный сервис с хорошим набором шаблонов и простым интерфейсом. Планировщик поможет вам создавать чек-листы, трекеры и даже челленджи.
- Notion — универсальная платформа, на которой можно работать как одному, так и командой. Сервис даёт возможность создавать не только простые чек-листы, но и сложные многоступенчатые списки, а также инструкции и гайды. Программа только на английском языке, зато в бесплатной версии доступны почти все полезные функции.
Если вы тратите половину отпуска на беспокойные мысли о том, «а выключил ли я утюг» или переживаете на работе, сделаны ли все важные дела, чек-листы придут к вам на помощь. Грамотно составленный контрольный список поможет разложить по полочкам все дела, повысить эффективность работы в целом и избавит от лишней тревоги за возможные ошибки.
