Несмотря на желание всё делать и контролировать своими силами, для бизнеса распыление на множество второстепенных задач неэффективно и убыточно. Как можно сосредоточиться на производстве, если ежедневно приходится решать множество задач, не слишком важных, но необходимых для нормального функционирования предприятия?
Правильным решением в такой ситуации станет аутсорсинг — передача отдельных сегментов деятельности сторонней профессиональной организации. Подробнее о том, что такое аутсорсинг и чем он отличается от аутстаффинга, какие у него преимущества и недостатки и с чего начать переход на новую систему, мы рассказываем в этой статье.
Что такое аутсорсинг
Аутсорсинг — это привлечение стороннего исполнителя для выполнения разнообразных производственных задач. В качестве исполнителя могут выступать как отдельные специалисты, так и организация.
Юристы одними из первых оценили преимущества аутсорсинга. Кадр из сериала «Форс-Мажоры» (Suits, 2011). Фото: kinopoisk.ru
Термин outsourcing происходит от английской фразы «outside resource using», что означает «использование внешних ресурсов». Хотя использование этого слова распространилось только в восьмидесятых годах прошлого века, само понятие появилось гораздо раньше. В начале XX века в США появились юридические компании, которые оказывали услуги своим клиентам — частным лицам и организациям. Привлекать специалистов высокого класса по мере необходимости оказалось гораздо проще, эффективнее и рентабельнее, чем нанимать постоянного юриста.
Для чего нужен аутсорсинг
Благодаря аутсорсингу компания может решить множество разнообразных задач.
- Небольшим компаниям может быть невыгодно нанимать сотрудников, которые не нужны на постоянной основе. Например, сезонные работы, периодические отчёты или юридическое представительство. В этом случае привлечение стороннего исполнителя экономически оправдано.
- Если организации нужны подразделения, которые не приносят прибыли, но необходимы для обслуживания основной деятельности, аутсорсинг станет хорошим решением.
- Компания, которая нуждается в сокращении числа сотрудников или сохранении среднего уровня зарплаты, может перевести на аутсорсинг низкооплачиваемые позиции — клининг, кейтеринг, охрану помещений и другое.
- Предприятие может испытывать трудности с поиском высококвалифицированных кадров в узких специальностях либо не может «загрузить» их достаточным количеством работы.
- Техническое оснащение для определённого вида деятельности может потребовать слишком больших затрат и быть невыгодным для предприятия. Например, организация call-центра.
Какие функции часто отдают на аутсорсинг
Согласно исследованиям, мировой рынок аутсорсинга по состоянию на 2022 год оценивается в 261,9 млрд $ и продолжает расти. При этом, по мнению специалистов, на аутсорсинг можно отдать практически все функции, кроме тех, которые относятся к экспертной компетенции вашей компании.
Чаще всего сторонних исполнителей привлекают для следующих задач:
- бухучёт;
- клининг;
- обслуживание различных программ и техники;
- организация командировок;
- разработка программного обеспечения;
- логистика;
- реклама;
- организация мероприятий;
- охрана и безопасность;
- переводческие услуги.
Аутсорсинг и аутстаффинг: в чём разница?
Понятие аутстаффинг часто принимают за один из видов аутсорсинга. Однако эти термины отличаются: слова созвучны, но означают совершенно разные вещи.
Если при аутсорсинге вы отдаёте стороннему исполнителю определённые задачи, то аутстаффинг предполагает вывод ваших же сотрудников из штата. То есть компания формально увольняет весь персонал. Одновременно аутстаффинговая компания нанимает этих людей и передаёт для работы в ту же компанию.
Для самих сотрудников в таком случае не меняется почти ничего. Они продолжают выполнять ту же работу, получать ту же заработную плату. Но вся кадровая нагрузка переходит аутстаффинговой компании:
- заключение трудовых договоров;
- начисление заработной платы;
- аттестация рабочих мест;
- оформление отпусков, больничных и командировок;
- обучающие мероприятия, медицинские осмотры, необходимые инструктажи и другое.
|
Формат работы |
В какой ситуации подходит |
|
Аутсорсинг |
Нужно найти профессиональных исполнителей для определённого вида работ, не используя свой персонал. |
|
Аутстаффинг |
Нужно сократить расходы на персонал, кадровое и бухгалтерское обслуживание, сохранив сотрудников. |
Плюсы и минусы аутсорсинга для бизнеса
Аутсорсинг — это особый формат ведения дел, у которого есть свои плюсы и минусы. Чтобы понять, стоит ли вашему бизнесу переходить на эту систему, необходимо изучить как преимущества, так и недостатки.
|
Плюсы |
Минусы |
|
Возможность сосредоточить внимание и средства на основной деятельности, не отвлекаясь на процессы, не приносящие прямой прибыли. |
Объём работ строго ограничен контрактом, любые изменения будут стоить денег. Это отличается от работы со штатными сотрудниками, которым можно поручить дополнительную работу в рамках установленного рабочего времени без перерасчёта зарплаты. |
|
Привлечение высокопрофессиональных специалистов без дополнительных затрат на кадры. |
Сложно контролировать уровень профессионализма привлекаемого персонала. |
|
Чёткая постановка задач и дедлайнов, предоставление отчётов. |
Понадобится дополнительное время, чтобы ввести исполнителей в дела компании. |
|
Меньше взаимодействия с контрольными органами, например, налоговой. |
Возможны простои. Например, если сбоит оборудование и нужно дожидаться приезда специалиста. |
Если вы хотите разобраться подробнее, как организовать свой бизнес, и научиться просчитывать, насколько те или иные шаги будут успешными, мы смотрите подборку курсов ниже.
Виды аутсорсинга
Виды аутсорсинга разделяют по типам работ, их объёмам и геополитическим критериям.
По объёму работы можно выделить следующие виды.
- Полный аутсорсинг подразумевает передачу сторонней организации всех видов работ по определённому направлению. Например, компания не держит штатного бухгалтера вообще, а весь учёт ведёт специализированная фирма.
- Частичный аутсорсинг предполагает передачу только части работ. К примеру, компания сама обеспечивает свою информационную безопасность, но поручает разработку ПО сторонней фирме.
- Совместный аутсорсинг — это передача части работ по субдоговорам. Например, компания по организации мероприятий дополнительно привлекает кейтеринг для обеспечения питания.
По геополитическим критериям аутсорсинг можно разделить на внутренний (внутри одной страны), международный и оффшорный (привлечение дешёвой рабочей силы из других стран).
Рекламное агентство — ещё один пример аутсорсинговой компании, хоть и сюжет сериала «Безумцы» (Mad Men, 2007) больше сосредоточен на личных проблемах героев. Фото: kinopoisk.ru
Больше всего видов аутсорсинга можно выделить по типам передаваемых работ, или процессуальному аутсорсингу.
- Бухгалтерский аутсорсинг — бухучёт, расчёт зарплаты, ведение налогообложения, аудит и другое.
- IT-аутсорсинг — разработка, установка и обслуживание программного обеспечения, наладка компьютерной техники, системного оборудования и IT-сетей и другое.
- Юридический аутсорсинг — работа с договорами, подготовка документации и проверка на её соответствие законодательству, консультации при заключении контрактов, проверка контрагентов и другое.
- Сервисный аутсорсинг — обеспечение поддержки клиентов, организация колл-центров и другое.
- Логистический аутсорсинг — перевозка товаров, составление маршрутов, отслеживание поставок и другое.
- HR-аутсорсинг — подбор и обучение персонала.
- Клининговый аутсорсинг — обеспечение уборки.
- Маркетинговый аутсорсинг — продвижение услуг и товаров компании, ведение соцсетей, рекламных кампаний и другое.
Таких видов аутсорсинга может быть очень много в зависимости от бизнес-процессов вашей компании.
Как оплачивают аутсорсинг: формирование цены за услуги
Условия оплаты услуг аутсорсинга обсуждают и закрепляют на этапе заключения договора. В зависимости от типа выполняемой работы оплачиваться она может по-разному.
Месячная ставка. Каждый месяц вы платите оговорённую сумму аутсорсинговой компании. Такой тип оплаты довольно прост и удобен, если привлечённый исполнитель выполняет ежемесячно примерно одинаковое количество работы. Например, клининг.
Плата за выполненную работу по факту предоставления отчётов. Такие выплаты применяют, если аутсорсинговая компания выполняет определённый проект. Например, разработка программного обеспечения или организация мероприятия. При этом оплата периодичность оплаты может отличаться. Она может быть разделена на части за каждый этап работы, либо на аванс и доплату после завершения проекта.
Почасовую оплату устанавливают в тех случаях, когда объём и продолжительность работы сложно установить изначально. Например, юридическое сопровождение в судебных вопросах или ремонтные работы при поломке оборудования.
Какой именно тип оплаты будет выгоднее и удобнее для вас, необходимо решать исходя из вида работы, которые вы отдаёте на аутсорсинг.
Как найти и нанять аутсорсеров
Шрэк — спасатель принцесс на аутсорсе. Хоть и против своей воли. Фото: kinopoisk.ru
Итак, вы внимательно изучили плюсы и минусы аутсорсинга и хотите понять, применимо ли это к вашему бизнесу и как перейти на эту систему.
1. Проанализируйте свою деятельность
Для того чтобы понять, действительно ли вам нужно передать часть процессов аутсорсинговой компании, проанализируйте свой бизнес.
- Какие сегменты не приносят прямой прибыли, но необходимы.
- Сколько денег вам требуется на эти подразделения.
- Сколько денег придётся заплатить аутсорсинговой компании.
Уже на первом вопросе, возможно, вы поймёте, что некоторые виды деятельности вашей компании не нужны вообще. Второй и третий помогут точно определить, что для вас выгоднее.
2. Подберите исполнителя
Изучите компании, которые предоставляют услуги, нужные вам. Есть ли у них соответствующие лицензии и разрешения? Какие отзывы об их деятельности? Отличается ли фирма благонадёжностью? Подробнее о том, как и зачем проверять контрагентов, вы можете узнать в нашей инструкции.
3. Изучите пункты договора
В договоре должны быть прописаны все задачи, которые вы передаёте исполнителю, и детали к ним.
- Какие работы должны быть выполнены.
- Сколько персонала будет привлечено.
- Сроки выполнения задач.
- Стоимость работ.
- Порядок отчётности.
- Порядок работы с возражениями.
В законодательстве РФ нет специальных статей, регулирующих работу аутсорсинговых компаний, поэтому вам необходимо учесть все эти важные моменты.
4. Передайте дела исполнителю
После подписания контракта следует ввести аутсорсинговую компанию в курс текущих дел. Для этого нужно будет предоставить ей необходимые доступы на территорию предприятия, к документам, программному обеспечению, познакомить сотрудников, которые будут взаимодействовать друг с другом.
5. Организуйте контроль
Обсудите с исполнителем, каким образом будет предоставляться отчётность. Если вы работаете удалённо, можно организовывать видеосозвоны каждую неделю, чтобы обсуждать, что было сделано и что нужно запланировать на следующую неделю.
