Лучшие курсы интернет-маркетинга в рунете: куда идти учиться >>>
Close
26 ноября / 2018

Как внедрить Трелло и сэкономить на дорогих CRM и разработке личных кабинетов

Дарья Сопина
  • /
  • /
CRM помогают продавать, личные кабинеты клиентов — узнавать больше о покупателях и лучше взаимодействовать с ними. Они стоят дорого, но в конечном итоге увеличивают прибыль компании. Сегодня расскажем, как сэкономить на дорогих CRM и личных кабинетах с помощью Трелло.
Что такое Трелло
Трелло, или Trello — программа для управления проектами. Сервис работает по принципу канбан-доски. Он выглядит как таблица с несколькими колонками, в которых размещены карточки-задачи.

В Трелло есть команды. В них добавляют участников — людей, которые будут иметь доступ ко всему, что происходит внутри. В одной команде может быть несколько досок. В каждой доске — несколько колонок, а в каждой колонке может быть неограниченное количество карточек. Задумка простая: каждая карточка соответствует конкретной задаче, и по мере ее выполнения карточку перемещают в соответствующие колонки.
В одной команде можно создать несколько досок
Так выглядит доска изнутри: удобно смотреть, на какой стадии работы находится задача и что нужно сделать в ближайшее время
Трелло используют для управления разными проектами — для организации встреч, сбора информации, взаимодействия с клиентами, совместной работы над какой-то большой задачей. Сервис подходит даже большим компаниям, в которых трудится более 100 человек. Например, американская сеть BurgerFi использует Трелло для работы команды из 300 человек.

Большинство функций сервиса бесплатные. Есть и платный доступ. Trello Business Class стоит 9,99$ в месяц за каждого пользователя. Платная версия открывает доступ к дополнительным стикерам, полям пользователя и другим «плюшкам». Для стандартных задач они не нужны.
Как использовать Трелло в качестве CRM
Зависит от того, для чего вам нужна CRM.

Системы управления взаимоотношениями с клиентами обычно используют для постановки задач сотрудникам и сбора информации о покупателях. Функционал Трелло позволяет сделать это. Например, в сервисе можно:

  • Вести клиентов по воронке продаж. Для этого создайте карточки для каждого клиента и колонки для всех этапов воронки — к примеру, записался на консультацию, внес предоплату, ожидает выполнения и так далее. По мере прохождения клиентом воронки перетаскивайте его карточку в соответствующую колонку.
  • Разбивать задачи на разные категории, создавая отдельные колонки или доски для каждой из них. Например, можно вести задачи для разных отделов компании или отдельных проектов.
  • Видеть прогресс и текущий объем работы, если использовать колонки «Нет исполнителя», «В процессе», «На проверке», «Готово».
В каждой доске по умолчанию создаются колонки «Нужно сделать», «В процессе» и «Готово». Этого хватит для самых простых задач и проектов. При желании можно добавить неограниченное число колонок и разбить работу на более мелкие этапы. Можно добавить колонки для фиксации оплаченных и неоплаченных задач.
Как можно организовать работу
Назначать сроки. Для задач с жесткими дедлайнами можно устанавливать срок выполнения. Он будет отображаться прямо в колонке, под названием карточки. Сначала он будет просто написан, за несколько часов до дедлайна поле станет оранжевым, а если задачу просрочат — красным. Каждый, кто прикреплен к карточке и подписан на все изменения в ней, будет получать уведомления о том, что дедлайн «на носу».
Если поле для даты желтое, нужно торопиться
Создавать чек-листы. Каждую задачу можно разбить на подзадачи. Для этого в карточках созданы чек-листы. В них можно отмечать каждый этап по мере выполнения, а общий прогресс будет виден в колонке — там показано, сколько пунктов из чек-листа выполнено и сколько их всего.
Сотрудник написал две статьи — отметил их в чек-листе
Прикреплять файлы. В каждую карточку можно добавить изображения, документы — Excel, Word, другие. А еще можно прикрепить ссылку на Гугл Документ или другой файл. Так можно хранить всю информацию по задаче или клиенту в одной карточке. Например, договоры и дополнительную информацию — дату рождения, предпочтения, средний чек и так далее.
Все файлы в одном месте — очень удобно
Расставлять приоритеты. Их легко визуализировать метками или стикерами. Их тоже видно в колонках — можно выделить какую-то одну задачу среди многих. По умолчанию Трелло предоставляет 10 разных цветов меток, каждый из которых можно легко переименовать под свои нужды. Есть стандартный набор из 12 стикеров, на платных аккаунтах доступны еще 2 набора.
Нажимаем сюда, выбираем стикер, и задача визуально выделяется
Обсуждать задачу. Каждую карточку можно комментировать, прикреплять к комментариям изображения, ссылки, документы. Если упомянуть участника команды или доски, он сразу получит уведомление об этом — так можно быстро решить срочный вопрос. Под карточками хранится вся история переписки — можно отследить, что, кто и когда писал.
Сохраняется не только переписка, но и действия с карточкой —
куда и когда ее перемещали
Настраивать уровни доступа. Если создать несколько досок, можно распределить команду по отделам — отдел продаж, производственный, бухгалтерию. Или разбить сотрудников по уровням доступа: создать отдельную доску для руководства, отдельную — для старших менеджеров, еще одну — для простых менеджеров по продажам.

Видеть, на каком этапе выполнения задача. Если создать несколько колонок и перетаскивать карточки между ними, можно увидеть, что предстоит сделать, над чем нужно работать сейчас, какие задачи уже согласованы. Например, веб-студии могут создавать колонки для подготовки материала, дизайна, верстки, создания текстов и других этапов работы.

Сортировать карточки по меткам. Все карточки на доске можно сортировать по дате выполнения или меткам. Можно отметить оранжевой меткой важные задачи и быстро находить их. Или просмотреть все карточки с истекающим сроком.
Можно увидеть, сколько задач в доске всего и какие уже завершены
С чего начать
Зарегистрируйтесь в Трелло, используя электронную почту. Создайте персональную доску сразу или сначала команду, а потом — доску. Добавьте в нее участников: по адресу электронной почты или по ссылке.
Нажмите сюда, чтобы добавить участников
Сделайте колонки, которые вам нужны, и создайте карточки. Дальше можете добавлять к каждой карточке ответственного за задачу, создавать чек-листы, комментировать, контролировать работу. На первый взгляд кажется, что в Трелло все сложно, но на самом деле работать в нем легко. Вы привыкните.
Кто так делает
Трелло вместо CRM используют многие. SEO-специалист Сергей Маховиков подробно рассказал о своих бизнес-процессах в Трелло. Маркетолог Денис Бидюков показал, как управляет продажами в сервисе. Александр Крутько — СЕО в .IO media — объяснил, каких ботов и какие инструменты использует для усовершенствования функций Трелло.
На сегодня под моим управлением находится 8 работающих проектов и еще примерно 7 в начальной стадии. Таким образом, у меня в базе Трелло примерно 15–20 актуальных проектов/досок.

С Трелло я пробовал подружиться несколько раз, но все попытки разбивались в связи с неудобствами, нежеланием других сотрудников вникать и работать. Все изменилось, когда ко мне пришел новый клиент с уже настроенной логикой работы, и мы легко начали с ним взаимодействие. Со временем я перевел всех клиентов на Трелло, и сегодня в большей степени мы ведем основные задачи в нем.

Особенностью моей работы является то, что я работаю напрямую или с собственниками, или с экспертами в проектах. Доступ к доске имеют 2–4 человека. Для остальных подзадач мы создаем дополнительные доски работы с подрядчиками. В большинстве проектов мы отказались от идеологии последовательного перемещения карточек по этапам и пришли к схеме, когда есть колонки задач: мои, эксперта и необходимых специалистов. При постановке задачи ставим ее тому человеку, кто будет делать. После выполнения перемещаем в колонку «СДЕЛАНО».

Огромным удобством для нас является возможность хранения всех логинов, паролей, восстановительных вопросов и ответов в одном месте. Это колоссально облегчает жизнь, так как не приходится их где-то держать, записывать и пытаться потом найти. Заходим в нужный проект, открываем карточку, находим необходимые сервисы и копируем данные.

В Трелло мы ставим долгосрочные задачи. Вопросы, которые требуют решения здесь и сейчас, мы решаем через мессенджеры. Это получается и быстрее, и дает лучший результат. Таким образом, Трелло заменил нам сервис хранения данных и позволил построить долгосрочное планирование целей и задач.
Максим Сахно, специалист по технической настройке и сопровождению онлайн-школ
Как сэкономить на разработке личного кабинета для клиентов
С помощью Трелло можно показать клиенту, какие его заказы уже обработаны, на каком этапе выполнения находится работа, какие услуги еще предстоит получить. Для каждого клиента придется создавать отдельную персональную доску: если создать одну для всех, это будет неудобно и противозаконно, потому что клиенты не должны видеть информацию друг о друге. Поэтому Трелло в качестве личного кабинета подходит только тем, кто оказывает сложные услуги — разрабатывает ПО, автоматизирует торговлю, строит дома. Если продаете какие-то товары в розницу, замучаетесь создавать доски для всех клиентов и все контролировать.
Что можно показывать клиенту
На каком этапе находится работа. Это можно показать карточками и чек-листами в них. При строительстве дома можно создать карточки для заливки фундамента, возведения коробки, монтажа кровли. А внутри них сделать пошаговые чек-листы: записать копку траншей, формирование подушки, обвязку арматурой, подготовку бетонной смеси и другие работы.
Клиент понимает, что семантическое ядро собрано и расширено, а кластеризации еще не было
Когда закончите работу. Если добавите сроки карточкам, клиент будет получать напоминание как и участник доски. Он сможет видеть, как двигается работа и когда примерно она закончится.

Отчеты. Можете отчитываться о выполнении каких-то работ прямо в Трелло. Например, прикреплять документ с подробным отчетом либо делать фото с «места событий».
В одном месте договор и отчет о работе
Документы. Если оформляете множество документов по каждому клиенту, их тоже можно оставлять в Трелло. Прикрепляйте к карточкам договор об оказании услуг, смету, акт приема-передачи и так далее. В любой момент клиент и вы можете скачать документ.

Заботу. Внутри сервиса есть масса способов показать клиентам, что вы заботитесь о них. Изначально забота проявится в том, что вы предоставите покупателю максимально подробную информацию. А еще можно обсудить с ним спорные вопросы и важные нюансы там же, прямо в карточках. Клиент получит уведомление, если вы упомянете его, а вы сможете быстро отреагировать на возможные проблемы.
Можно быстро увидеть, если клиент недоволен, и исправить ситуацию
С чего начать
С создания доски. Можно назвать ее именем и фамилией клиента, чтобы не путаться в разных проектах. Добавьте в доску клиента и менеджера, который ответственен за работу с ним. Двоих участников достаточно — клиент будет следить за выполнением работ, а менеджер — показывать, что все идет, как надо. Он будет отмечать этапы в чек-листах, перемещать карточки, прикреплять фото, документы, ссылки к ним.
Кто так делает
Трелло в качестве личного кабинета клиентов используют реже, чем как CRM. Но все-таки применяют и остаются довольны результатом. Специалист по рекламе Дмитрий Кайгородов рассказал, почему выбрал Трелло и как в нем работает. Вацхлав Пшенович — специалист по дизайну и разработке — объяснил, как взаимодействует с клиентом. Застройщик «ТапиАрт» показал, что происходит внутри личного кабинета клиента.
Наша компания предоставляет услуги по созданию и доработке сайтов и интернет-магазинов. Начали использовать Трелло для отслеживания задач в проектах доработок (техподдержки) с подачи одного из клиентов. Мы быстро освоились и стали предлагать это как средство контроля и для нас, и для клиентов. Это привело к тому, что я, как менеджер, смог контролировать десятки магазинов клиентов. Для учета расходов используем расширение Costello. Оно позволяет указывать стоимость каждой карточки и показывает общие траты по доске.

С опытом определились некоторые ограничения и был создан сервис, более заточенный под нужды компании и клиентов.

Сейчас используем для управления проектами заказной разработки. Основной критерий использования — можно позволить общаться исполнителю и клиенту в рамках структурированного проекта. Т.е. исключаем менеджера из коммуникации там, где это задерживает проект.

Огромным преимуществом перед другими решениями был отличный UX: подавляющее большинство клиентов, независимо от возраста, пола и прочего обучались за первое взаимодействие.

Из недостатков — нет возможности глубоко настроить какую именно информацию кому показывать. Нет существующих интеграций с биллингом, что приводило к ручной обработке и, как следствие, к ошибкам.
Владимир Пешехонов, сооснователь Web-support24
Почему Трелло выгоднее и удобнее
У Трелло есть несколько преимуществ:

  • Бесплатное использование — для большинства проектов и задач можно использовать стандартный функционал, платная версия не нужна.
  • Гибкая настройка — можно создавать какие угодно карточки, чек-листы, задачи, доски, команды.
  • Доступ из любого места — у Трелло есть онлайн-версия и приложения для Android, iOS.
  • Моментальные оповещения — уведомления о сроках сдачи и перемещениях карточек приходят на почту и на смартфон.
  • Независимое обновление — не нужно нажимать кнопку «обновить». Если кто-то переместит карточку или отметит пункты в чек-листе, вы сразу увидите это.

В сервисе нет встроенной аналитики, как в CRM. Но это окупается дополнительными возможностями: в платной версии можно создать поля пользователя и ставить каждой задаче стоимость, приоритет или другое значение. А еще присваивать каждой доске свой адрес электронной почты, добавлять бесплатные улучшения, интегрировать Трелло со Slack и другими сервисами.
Магазин бесплатных плагинов: есть множество дополнений для продаж, автоматизации, отчетности, анализа и так далее
Нравится наш блог?
Подпишитесь и будьте в курсе новых статей, обучающих курсов и бесплатных мероприятий