Каждый второй в России сталкивается с ощущением нехватки времени. Знакомая картина: человек постоянно чем-то занят, времени не хватает катастрофически. Работа и домашние дела не заканчиваются, про отдых и личные увлечения можно забыть. Исследования подтверждают, что ощущение постоянного дедлайна приводит к значительному стрессу и связанным с ним нарушениям от потери эффективности до физического нездоровья. Помочь в такой ситуации могут техники тайм-менеджмента.
Матрица Эйзенхауэра — это одна из самых популярных техник управления временем. Простой и рабочий метод позволяет разделить все дела по принципу их важности и перейти от бесконечного действия к результату. Подробнее о матрице Эйзенхауэра и принципе её работы рассказываем в этой статье.
Что такое матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — это техника тайм-менеджмента, которая помогает расставить дела по их приоритетности и решать в первую очередь серьёзные вопросы. Метод заключается в том, чтобы определить, насколько предстоящие задачи срочные и важные, и составить расписание таким образом, чтобы большая часть времени уделялась наиболее существенной работе.
Как и прочие методы управления временем, матрица Эйзенхауэра помогает понять, где мы теряем больше всего времени, и рационализировать его использование.
Как она появилась и кто такой Эйзенхауэр
Матрица Эйзенхауэра получила своё название в честь 34-го президента США Дуайта Дэвида Эйзенхауэра, которого современники описывали как крайне деятельного и высокопроизводительного человека.
Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Источник: wikimedia.org
Д. Д. Эйзенхауэр был профессиональным военным, сражался в Первой и Второй мировых войнах, с 1951 по 1953 годы возглавлял военные силы НАТО. В межвоенное время много внимания уделял своему образованию.
Нередко его рабочий день доходил до 15 часов. Ему принадлежит фраза, которая легла в основу метода составления матрицы: «Не все срочные дела важны, не все важные дела срочные».
Окончательно сформулировал и популяризировал метод Эйзенхауэра Стивен Кови, американский консультант по организационному управлению. В своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» он предложил окончательный формат матрицы и описал принципы его использования.
Зачем нужна матрица Эйзенхауэра
Почти все существующие техники тайм-менеджмента опираются на три компонента.
- Приоритетность. Перед выполнением дел необходимо определить, какие из них требуют внимания в первую очередь.
- Планирование. На каждую задачу нужно выделить определённое время.
- Структура. Для оценки собственной эффективности необходимо контролировать выполнение каждого дела и его результат.
Метод Эйзенхауэра использует те же принципы. Матрица в первую очередь наглядно демонстрирует, какие задачи приоритетные, и помогает отличать их от тех, которые кажутся срочными, но никак не влияют на нашу эффективность. Например, проверка сообщений в чатах мессенджеров или глажка накопившегося белья — не всегда те самые задачи, которые можно считать главными в жизни.
Из чего состоит матрица Эйзенхауэра и как её составить под себя
Перед составлением матрицы Эйзенхауэра имеет смысл понаблюдать за собой пару дней, определить, какие дела занимают больше всего времени и насколько они приближают к поставленным целям. После этого можно приступать к самой технике.
Принцип матрицы достаточно простой. Она состоит из четырёх квадрантов, в которые распределяются все ваши дела.
- Важные и срочные.
- Важные, но не срочные.
- Не важные, но срочные.
- Не важные и не срочные.
Матрица Эйзенхауэра
С каждой ячейкой нужно разбираться последовательно и добавлять новые дела только после того, как вычеркнете уже выполненные. Рассмотрим квадранты по отдельности.
Квадрант A: важные и срочные дела
Квадрант А предназначен для самых важных и срочных дел. Это те задачи, срок выполнения которых уже подошёл, а невыполнение грозит последствиями. Например, рабочий проект, чья несдача сорвёт сделку, или медицинская процедура, которую уже нельзя отложить. Задач в этом квадранте должно быть минимальное количество, иначе вы будете в режиме постоянного дедлайна.
Возьмём для примера проджект-менеджера, который начинает работать над новым заказом — созданием сайта для клиента. В квадрант А пойдут следующие дела:
- обсуждение требований клиента;
- составление ТЗ специалистам;
- подготовка документации.
Квадрант B: важные, но не срочные дела
Квадрант В предназначен для важных, но не срочных дел, которые связаны с личным ростом, долгосрочными перспективами и целями. Они чаще всего остаются невыполненными. Отсутствие чёткого дедлайна создаёт видимость незначительности, и задачи часто заменяются на менее важные, но более срочные. В итоге вся деятельность превращается в рутину решения проблем без какого-то развития.
Если вернуться к нашему примеру с менеджером проектов, в этот квадрант можно добавить следующие пункты:
- прослушать новый курс образовательной школы для повышения квалификации;
- обновить резюме;
- прочитать книги по проектному менеджменту.
Квадрант C: срочные, но не важные дела
В квадранте С обычно больше всего задач. Именно сюда попадает список дел, которые делают нас занятыми и неэффективными. Несмотря на то, что галочек о выполнении в этой ячейке может быть гораздо больше, чем в остальных, удовлетворения от работы они не приносят, так как не дают ощутимого результата.
Сюда можно отнести:
- проверку электронной почты;
- ответы на сообщения в мессенджерах;
- разбор документов на рабочем столе;
- рассылку поздравлений к празднику клиентам;
- планёрки для участников проекта.
Самый эффективный способ справиться с такими делами — это делегирование. Поручите уборку на столе стажёру, рассылку открыток — почтовой службе, а введение в курс дела нового сотрудника — коллегам, которым предстоит с ним работать. Остальными вопросами можно заняться, когда квадранты А и В будут пусты.
Квадрант D: не срочные и не важные дела
В последний квадрант попадают так называемые «убийцы времени». Это дела занимают часы и не приносят никакой пользы:
- бесцельный скроллинг ленты социальных сетей;
- просмотр сериалов;
- перекладывание документов и вещей с места на место без практической пользы;
- игры на компьютере и в телефонах.
На эти занятия нужно выделять максимально ограниченное время. Несомненно, отдых важен, но заменив полчаса раскладывания пасьянса на прогулку или йогу, вы почувствуете большее удовлетворение.
Мы собрали все дела проджект-менеджера в готовую матрицу. Для достижения поставленных задач ему достаточно выполнять последовательно пункты А, В, С и D.
Матрица Эйзенхауэра для проджект-менеджера
Как подтянуть тайм-менеджмент и освоить другие техники
Помимо матрицы Эйзенхауэра, существует множество других техник управления временем и ни одной универсальной, которая подходила бы каждому. Если вы хотите быть максимально эффективными и найти для этого самый удобный для вас метод, предлагаем вам подборку курсов по тайм-менеджменту.
Постоянный стресс от нехватки времени может привести к различным нарушениям здоровья, в том числе серьёзным, вроде воспалительных процессов и аутоиммунных заболеваний. Матрица Эйзенхауэра — простой способ справиться с перегрузками и освободить свою жизнь для новых достижений.
