Исследование 2016 года, проведённое Институтом управления проектами (PMI), показало, что некачественное проектное управление приводит к реальным убыткам. Из каждого инвестированного миллиарда долларов инвесторы теряют по 122 млн. К таким убыткам могут привести неправильно организованное руководство и пренебрежение стандартами управления проектом.
В этой статье разбираемся, что такое проект, как организовать проектное управление и какие методологии вам для этого могут быть полезны.
Что такое проект: важные составляющие
Проект — это ограниченное по времени мероприятие, в результате которого должен быть создан уникальный продукт или услуга. Результат проекта может быть как материальным, так и нет. Например, это может быть построенный вами дом или составленный сложный маршрут путешествия.
Чтобы отличить проект от любого другого рабочего процесса, нужно определить его характеристики.
- Проект всегда ограничен во времени. Например, открытие магазина — это проект, а продажа товаров — процесс.
- Проект должен быть уникальным и не повторяться. Например, расчёт бюджета предприятия — это проект, а ежемесячная выдача заработной платы сотрудникам — процесс.
- У проекта должен быть результат. Это может быть как и совершенно новый продукт, так и улучшение уже существующего.
Цели проекта
За достижение целей обычно отвечает проджект-менеджер. У каждого проекта есть минимум одна, а иногда и несколько целей. Условно их можно разделить на три типа:
- главная идея проекта;
- цели, которых нужно достичь обязательно;
- цели, которых достигнуть желательно.
Главная цель определяет, насколько успешен проект. Проще говоря — это то, ради чего всё затевалось. Например, разработка нового программного обеспечения. При разработке генеральной цели важно определить и миссию проекта, к примеру, какую проблему будет решать это программное обеспечение.
Обязательные цели — это промежуточные этапы проекта, без которых достижение главной цели невозможно. Если вернуться к примеру с разработкой ПО, то промежуточными этапами можно назвать создание концепции, написание кода, тестирование и другие стадии разработки, без которых результат недостижим.
К желательным можно отнести цели, достижение которых не будет сильно влиять на конечный результат, но сделает его лучше. Например, дополнительные возможности ПО.
Цели проекта по стратегии SMART
Есть много стратегий постановки целей проекта. Из них можно выделить наиболее популярные.
SMART-стратегия определяет, что цели должны быть конкретными (specific), измеримыми (measurable), достижимыми (attainable), актуальными (relevant) и ограниченными во времени (time-bound).
CLEAR-стратегия предполагает, что вовлечённость не менее важна, чем чёткая постановка цели, и предлагает подходить к целеполаганию сообща (collaborative), ограничив масштабы (limited), эмоционально (emotional), пошагово (appreciable) и гибко (refineable).
Этапы управления проектом
Грамотное проектное управление — залог того, что проект станет успешным. На первый взгляд кажется, какие тут могут быть этапы — придумал, начал, закончил. Однако, Институт управления проектами (PMI) в процессе стандартизации правил управления вывел пять чётких стадий.
- Инициация. На этом этапе рождается решение, что проекту быть, участники определяют заинтересованные стороны, примерные сроки реализации, выгоду и потенциальные риски.
- Планирование. Устанавливают цели проекта и стратегии её достижения.
- Исполнение. Участники проекта распределяют задачи и приступают к их исполнению.
- Контроль. На этой стадии оценивают успешность проекта.
- Завершение. Проект готов и его можно закрыть.
Что такое PMBOK для менеджера
Главный помощник в управлении проектами — PMBOK (англ. Project Management Body Of Knowledge — свод знаний по управлению проектами). Это руководство, разработанное PMI. PMBOK — это своего рода энциклопедия для менеджеров, где содержатся все правила и стандарты ведения проектов.
Справочник постоянно обновляется и может быть адаптирован под любой тип предприятия. Помимо прочего, PMBOK учитывает опыт менеджера, работающего над проектом, и предлагает разные стандарты для новичков и опытных специалистов.
Схематическое изображение этапов проекта согласно PMBOK
Руководство разделяет десять областей знаний, на которые необходимо обращать внимание менеджеру проектов, в том числе такие важные пункты, как управление расходами и рисками и выстраивание коммуникации между участниками.
Стандарты PMBOK превращают любой проект в понятное и управляемое предприятие. На основе справочника PMI регулярно проводит сертификацию проектных менеджеров. Сертификация даёт дополнительные преимущества в виде участия в закрытых воркшопах и конференциях и доступа к редкой профессиональной литературе. Чтобы подготовиться к сертификации, можно пройти онлайн-курсы: там вам подробно расскажут о методологиях и стандартах управления проектом.
Чем отличаются стандарты и методологии проекта
PMBOK — это не методология управления проектом, а скорее стандарт работы над ним. В чём здесь разница?
Стандарт не даёт конкретных инструментов для работы над проектом, а представляет собой набор рекомендаций, на которые стоит ориентироваться. Следовать им чётко не обязательно и можно совмещать различные подходы. Кроме этого, стандарт не предполагает пошаговых инструкций.
Методология — это набор правил и система построения и выполнения задач. Следование методологии предполагает выполнение всех указанных пунктов с соблюдением последовательности шагов.
Какие бывают методологии управления проектами и зачем они нужны
Проектное управление без определённой методологии — задача крайне сложная. Особенно если над проектом работает большая команда. Методология — это своего рода правила игры, которые знают все участники. Она позволяет выстроить простую и понятную схему того, кто за что отвечает, как ставятся задачи и в какой последовательности их нужно выполнять.
Методологий управления проектами достаточно много, к самым популярным и эффективным можно отнести следующие.
Agile
Схематическое изображение методологии Agile
Приверженцы Agile считают его не методологией, а скорее целой философией управления IT-проектами. Он подразумевает гибкий подход к проектному управлению, где работа разбита на небольшие группы, каждая со своей конкретной задачей.
Agile опирается на 4 принципа:
- люди важнее процессов и инструментов;
- работающий продукт важнее подробной документации;
- взаимодействие с заказчиком важнее согласований условий контракта;
- гибкость важнее следования первоначальному плану.
_140x140_ae5.png)
Scrum
Методология Scrum делит проект на короткие промежутки — спринты. Каждым спринтом занимается своя команда до 10 человек. Ежедневные совещания, проводимые руководителем проекта или Scrum-мастером, помогают всем участникам быть в курсе того, на какой стадии находится работа.
Методологию можно использовать на самых разных проектах, но главными её поклонниками остаются разработчики ПО.
Waterfall
Waterfall — метод водопада в проектном управлении
Метод водопада, в отличие от предыдущих, предполагает жёсткую структуру и чёткое соблюдение правил. Каждая задача вытекает из предыдущей и не может быть выполнена прежде той, что сверху неё. Эту методологию выбирают руководители проектов, которые предпочитают следовать детально продуманному плану без дополнительных исправлений и отклонений.
Kanban
Техника канбан позволяет полностью визуализировать работу над проектом. На специальной доске все задачи распределяют в определённые колонки в зависимости от их статуса. С помощью разных сервисов доску можно вести в электронном виде и к каждой задаче делать пометки: назначать и менять исполнителя, указывать дедлайн, прикреплять файлы, чек-листы, ссылоки и многое другое.
Методологию могут использовать команды с любым количеством участников. Эта техника особенно удобна для проектов, над которым участники работают удалённо.
